Como Conduzir uma Entrevista Estruturada

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como-conduzir-entrevista-estruturadaComo conduzir uma entrevista estruturada é uma abordagem sistemática da entrevista, na qual você faz as mesmas perguntas predeterminadas a todos os candidatos na mesma ordem e as classifica com um sistema de pontuação padronizado.

Este método é quase duas vezes mais eficaz que a entrevista tradicional.

Pense no seu processo habitual de entrevista por um momento. Você tem uma lista de perguntas comuns da entrevista, das quais escolhe alguns exemplos no local (em outras palavras, uma entrevista semiestruturada)? Ou você prefere a entrevista não estruturada, sem fazer nenhuma preparação? Sem um sistema de pontuação pré-determinado, sua interpretação da resposta do candidato geralmente pode se basear na intuição. O fluxo frouxo pode até representar riscos de litígio, pois perguntas espontâneas não serão avaliadas previamente quanto à legalidade.

Uma entrevista estruturada funciona de maneira diferente. Aqui, fornecemos um guia passo a passo para transformar discussões informais com candidatos em processos estruturados e confiáveis :

Como conduzir uma entrevista estruturada?

Durante uma entrevista estruturada, as perguntas pré-determinadas que você faz são todas correlacionadas com competências importantes do trabalho derivadas de uma descrição detalhada do trabalho. As perguntas podem ser comportamentais ou situacionais . Eles são classificados com um sistema de pontuação específico com uma variedade de respostas aceitáveis. Quando houver mais de um entrevistador, a equipe deve chegar a um consenso sobre a ordem das perguntas e a interpretação das respostas. Por isso é importante ver nossa apresentação sobre o curso de Seleção por Competências. (6 minutos)

Esse processo mostrou maior confiabilidade e validade do que a entrevista não estruturada, reduzindo a probabilidade de uma má contratação . Ele ainda não prevê o desempenho futuro do trabalho, como fazem as amostras de trabalho ou os testes cognitivos, mas possui o benefício adicional do contato pessoal. As entrevistas estruturadas também garantem que você possa reduzir os  problemas de discriminação,  uma vez que todos os candidatos são tratados de maneira justa e têm as mesmas oportunidades de demonstrar suas habilidades. Sim, leva um pouco mais de tempo e despesas, mas seus benefícios superam em muito seus custos.

Etapas de como conduzir uma entrevista estruturada?

Etapa 1: Análise do trabalho

Para cada posição, é necessário usar a análise de tarefas para combinar habilidades e tarefas. As informações desse processo são essenciais para projetar uma entrevista estruturada. Ele pode ajudá-lo a desenvolver um anúncio de emprego profissional e informativo, perguntas estruturadas para entrevistas e faixas salariais. Além da seleção, também pode ajudar com suas necessidades organizacionais e de treinamento.

Dica: os resultados de uma análise de trabalho já podem estar no local. Caso contrário, você pode fazer isso usando uma variedade de métodos, como entrevistas, questionários e observação. Descrições comuns de cargos podem ajudar a identificar deveres e qualificações que atendem aos seus próprios requisitos.

Etapa 2: definir requisitos

Agora que você possui uma lista dos requisitos necessários para a posição, é necessário fornecer uma definição completa para cada um. Por exemplo, o que são habilidades de comunicação? Todos nós entendemos isso em abstrato, mas você precisa indicar o que isso significa para uma função específica. Isso será uma grande ajuda para mais tarde, quando você tiver que desenvolver uma escala de classificação ou exemplos comportamentais.

Dica: Dependendo da posição, você pode até dividir as competências no núcleo e no secundário e colocar pesos diferentes em cada uma.

Etapa 3: desenvolva perguntas de liderança e sondagem

As perguntas da entrevista devem ser desenvolvidas com muito cuidado, de preferência com a ajuda de um especialista. Supondo que você precise avaliar cerca de seis atributos principais, você pode desenvolver um conjunto de 12 perguntas estruturadas para entrevistas. Porém, o número depende muito de você; você pode perguntar menos ou mais se tiver tempo.

As questões situacionais e comportamentais estão relacionadas ao trabalho. Você pode escolher ótimas perguntas das listas existentes e categorizá-las de acordo com os requisitos que deseja avaliar. Se você tem situações que se espera que ocorram com frequência em uma posição, você pode incluí-las no processo. Tome cuidado, porém, para vinculá-los a atributos específicos que foram indicados na análise do trabalho e que especialistas os testem, se possível.

As perguntas de sondagem visam esclarecer pontos ou obter mais informações sobre as respostas do candidato e também devem ser predeterminadas. O seguinte exemplo de entrevista estruturada vem dos EUA. Departamento de Gestão de Pessoas (OPM) e usa o método STAR (Situação / Tarefa, Ação e Resultado) para fazer perguntas:

Competência: Habilidades Interpessoais – Mostra compreensão, simpatia, cortesia, tato, empatia, preocupação e polidez para com os outros; desenvolve e mantém relacionamentos efetivos [..].

Pergunta inicial : Um cliente muito irritado vai até sua mesa. Ela diz que foi avisado que seu escritório havia enviado um cheque em atraso há 5 dias. Ela alega que não recebeu o cheque. Ela diz que tem contas a pagar e ninguém a ajudará. Como você lidaria com essa situação?

Perguntas de sondagem:  Por que você acredita que essa situação ocorreu? (Situação / Tarefa), Quais fatores afetariam seu curso de ação? (Ação), como você acha que sua ação seria recebida? (Resultado).

Etapa 4: determinar a escala de classificação

A presença de um sistema de pontuação é muito importante para garantir decisões objetivas. Você pode escolher a escala comum de cinco ou sete pontos, variando de baixo a alto. A chave aqui é definir com precisão os níveis de pontuação.

De acordo com o exemplo acima mencionado do OPM para habilidades interpessoais, a escala de classificação pode ser assim:

Nível 1- Baixo : Lida com situações interpessoais que envolvem pouca ou nenhuma tensão ou desconforto e requer orientação cuidadosa

Nível 3- Média: Lida com situações interpessoais que envolvem um grau moderado de tensão ou desconforto e requer orientação ocasional

Nível 5- Excelente : Lida com situações interpessoais que envolvem um alto grau de tensão ou desconforto e aconselha outras pessoas

Também é útil desenvolver exemplos de comportamentos para cada nível de classificação específico para a posição. A distinção entre eles será mais aparente dessa maneira.

Deseja mais detalhes sobre como ancorar suas escalas de classificação? Faça o download do nosso guia de entrevistas estruturadas gratuito .

Dica: Teste a confiabilidade e a validade da escala de classificação junto com as perguntas da entrevista com a ajuda de especialistas no assunto.

Etapa 5: Conduza a entrevista

Entrevistas estruturadas podem ser um desafio para um entrevistador. É melhor que exista um guia que os gerentes de contratação possam usar como referência para entender e seguir o processo. Pode ser necessário algum treinamento para aqueles que não estão familiarizados com o modelo estruturado.

Ser amigável, respeitoso e evitar erros que afastam os candidatos são uma questão de importância em todas as formas de entrevista.

Dica: tome notas claras e concisas para ajudar a lembrar as respostas. Evite escrever sua avaliação da resposta, mas escreva os pontos principais da resposta. Resista à tentação de avaliar atributos que não são relacionados ao trabalho e não estão incluídos no seu planejamento.

Desvantagens e limitações

As desvantagens das entrevistas estruturadas refletem os benefícios da entrevista não estruturada. O último prossegue mais como uma conversa e permite uma conexão pessoal entre entrevistador e entrevistado. Por outro lado, a entrevista estruturada pode parecer fria e impessoal sem permitir que os participantes se desviem do processo de entrevista estabelecido . O entrevistador ainda pode ser amigável e ajudar o candidato a relaxar, mas a falta de espontaneidade torna o ambiente mais rígido e não permite a exploração de tangentes interessantes que possam surgir.

Além disso, a entrevista estruturada, apesar de toda a sua preparação e padronização, ainda não é imune a vieses do entrevistador . A existência de um painel de entrevistadores pode moderar seu efeito, mas não ajuda a tornar o processo mais confortável para o candidato.

No entanto, para cargos mais altos ou cargos de responsabilidade, é uma boa ideia usar uma entrevista estruturada que possa mitigar o risco de uma má contratação. Porém, lembre-se de que essa seleção deve incluir diferentes tipos de avaliação. Deixe a entrevista como uma etapa final e inclua amostras de trabalho, testes e outros métodos para criar um processo de contratação completo e confiável.

NIKOLETTA BIKA – Redator de Conteúdo Sênior
Publicado no www.workable.com

 

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